14.03.2011 № 01-05-57
на №__________
від ____________
Керівникам навчальних
закладів району
У зв'язку
з численними запитами
керівників навчальних закладів
надсилаємо роз'яснення, що телефонограма – термінове повідомлення,
яке передають адресатам
телефоном. Телефонограму
використовують при необхідності
терміново оповістити про засідання й наради, ділові зустрічі, зміни в
запланованих діях.
Реквізити телефонограми:
- назва документа;
- номер і дата телефонограми (дата
телефонограми — дата її
передачі);
- назва
організації й службової особи — одержувача телефонограми;
- текст
телефонограми має бути стислим, як і текст телеграми. Треба уникати слів, які
важко вимовляються, складних зворотів. Слова записують повністю, без скорочень.
Текст телефонограми не повинен включати більше 50 слів;
- підпис службової особи — керівника
організації або його заступника;
- у
графах "Прийнято" і "Передано" зазначають посаду, ініціали
та прізвище того, хто передає, хто приймає та номери їх телефонів.
Телефонограми, як правило, складає
секретар-референт. Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити
керівника чи працівників, яким адресована телефонограма. Телефонограми
оформляють на загальних, трафаретних бланках або на чистих аркушах паперу
формату А5 в одному примірнику.
На підприємствах з невеликим обсягом
документообігу телефонограми записують від руки у спеціальних журналах.
Надсилаємо для використання
в роботі зразок
телефонограми:
ТЕЛЕФОНОГРАМА
00.00.2011. №_________
Від кого ____________ Телефон ____________Передав,
Кому ______________ Прийняв____________________
год. _________________хв.____________________
Зміст
Посада (підпис). Розшифрування підпису.
Директор Т.Ю.Смірнова
Нестеренко
2-36-73
